Отраслевой сценарий «Судовой агент»

Готовая CRM для автоматизации работы судового агента

«судовой агент» - CRM для автоматизации работы судового агента

Это отраслевое решение CRM Битрикс24 разработано для упрощения рутинных задач по агентированию морских судов.

В сфере судового агентства много нюансов, и основные мы настроили в этом решении:

Судно - это не просто контакт, это важная сущность в работе судового агента. В карточке Судна настроены пользовательские поля IMO и MMSI, помогающие точнее их идентифицировать.
Воронка сделок настроена в соответствии с основными рабочими процессами.
Дополнительно есть возможность настроить автоматизацию документов. *

*Для установки дополнительного функционала свяжитесь с нами.

Во время захода морского судна в порт, необходимо заблаговременно выполнить ряд обязательных операций (оплата портовых и иных местных сборов, координация погрузочно-разгрузочных операций, организация своевременной постановки судна к причалу, снабжение судовыми припасами и многое другие). Система "СRM Агентирование судов" содержит соответствующие чек-листы для исполнителей, вовремя поставит задачу на следующий этап и напомнит о том, что нужно сделать заранее.

Наша компания уже много лет работает в этой сфере. Мы подробно изучили рабочие процессы и возможности системы CRM Битрикс24, имеем большой опыт в автоматизации нетиповых отраслевых процессов.

Особенности

отраслевого сценария "Судовой агент"

ГОТОВАЯ CRM

Не требует затрат времени и сил на настройку портала - все уже настроено для вас!

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ

Позволяет сократить время на создание заявки.

СПРАВОЧНИКИ CRM

Настроены поля под судового агента, такие как Сфера деятельности, Тип контакта и Тип компании.

СТАДИИ СДЕЛКИ

Новая заявка
Заявка «на приход»/ Пропуска
Приход судна
Стоянка судна
Таможенный контроль
Завершение сделки

БАЗА ЗНАНИЙ

Каждому клиенту, установившему отраслевой сценарий "Судовой агент", предоставляется доступ к базе знаний, специально разработанной для компаний, осваивающих Битрикс24.

Индивидуальный подход

Если у Вас есть собственные сценарии автоматизации тех или иных процессов в бизнесе - свяжитесь с нами! Мы настроим бизнес-процессы или роботы по вашим предложениям.

ПОДДЕРЖКА с нашей стороны

По любым возникающим вопросам, проблемам мы готовы помочь Вам - свяжитесь с нами!

Чтобы оформить один судозаход, агент должен выполнить около полсотни базовых операций. Каждая, в свою очередь, состоит из множества процедур «поменьше». Три четверти времени уходит на деловую переписку, оформление заявок, переговоры, бумажную офисную работу. Вся документация подшивается в судовое дело, — на один судозаход приходится порой не одна пачка бумаги.

Для того чтобы облегчить и ускорить работу агентов мы предлагаем установить Отраслевое решение «Судовой агент» в Битрикс24.

Стадии в сделке

Стадии в отраслевом сценарии «Судовой агент».

шаг 1. новая заявка

Работа судового агента начинается с получения заявки — агентской номинации. Судовладелец или фрахтователь официальным письмом назначает агентскую компанию своим представителем на конкретный судозаход, сообщает данные теплохода, его местонахождение, контакты капитана.

Начинается подготовительный этап работы — агент связывается с участниками перевозки (с Судном), узнает о технических характеристиках судна, составе экипажа и пассажирах, готовности причала на планируемую дату, наличии груза, метеопрогнозе, возможных ограничениях. Информирует капитана судна о порте и его правилах.

На первом этапе необходимо максимально подробно заполнить карточку сделки всей имеющейся информацией.

А также настроена автоматическая отправка почтового сообщения о принятии заявки в работу на e-mail заказчика.

шаг 2. Заявка «на приход»/ Пропуска

За 72 часа до прихода судна в порт агент подает соответствующие электронные заявки в администрацию морского порта через федеральный портал PortCall. Впоследствии заявка подтверждается повторной подачей за 24 часа и непосредственно перед заходом теплохода в акваторию порта (заявка «на приход»). За сутки до прихода агент подтверждает у диспетчера порта причал постановки судна, вносит его в график движения судов, подает заявки пограничному отряду и санитарно-карантинный отдел.
Судовой агент организует лоцманскую проводку судна в порту, заказывает буксиры, организует прибытие и убытие государственной комиссии на борт, отслеживает поручения экспедиторов на погрузочно-разгрузочные работы, оповещает стивидоров и сюрвейеров о готовности к погрузке, оформляет бесчисленное множество сопроводительных документов, не мене двух раз в день отправляет сводку по обработке судна грузовладельцам.

На этом этапе настроены роботы, которые ставят задачи ответственному агенту и отправляют ему напоминания о необходимости отправки сопроводительных документов.

шаг 3. Приход судна

Для данной стадии мы можем настроить автозаполнение шаблонов документов для ускорения обработки заявки.

Также на этом этапе настроен бизнес-процесс, который отправляет почтовые уведомления (нотис) о готовности к грузовым операциям по судну и приходной рапорт об окончании комиссии стивидорной компании, экспедиторам и всем остальным заинтересованным сторонам.

* доступно только на платных тарифах Профессиональный и Энтерпрайз.

шаг 4. Стоянка судна

На стадии «Стоянка судна» необходимо оформить приход судна в Портнадзоре, для этого агенту поставлена задача со списком всех необходимых документов.

На коммерческих тарифах настроен БП для загрузки грузовых документов от экспедиторов. *

* доступно только на платных тарифах Профессиональный и Энтерпрайз.

шаг 5. Таможенный контроль

Для таможенного контроля необходимо подготовить документы, в этом агенту поможет автоматизированная задача со списком всех необходимых документов.

шаг 6. Отход судна

При подготовке к отбытию судна сделка переводится на стадию «Отход судна», и агенту запускается автоматизированная задача с чек-листом.

При негативном завершении возможны 2 варианта закрытия сделки:

Отменена нами
Отменена заказчиком

Карточка компании

Карточка судна, в которой можно указать IMO, MMSI, Флаг судна, Порт приписки.

Карточка сделки с пользовательскими полями Судно, Порт прибытия, ETA/ ETD, Заявка и т.д. А также стадии: Заявка «на приход» / Пропуска, Приход судна, Стоянка судна, Таможенной контроль.

Пример автоматического письма о принятии заявки в работу.

Задача для начального этапа на подготовительные работы с чек-листом.

БП для отправки почтовых уведомлений.

Заключительная стадия «Отход судна»

Пользовательские поля

В карточке контакта

IMO
MMSI
Флаг судна
Порт приписки
Тип контакта (Судовладелец/ Фрахтователь, Капитан, Судно)

В карточке сделки

Заявка *
Заявка (файл)
Судно
Заказчик (Компания Судовладелец/Фрахтователь)*
Порт прибытия*
ETA *
ETD *
Отправить нотис о готовности к грузовым операциям?
Стивидорная компания
Экспедиторы
Дополнительно
Получатели нотиса (e-mail)
Классификационное свидетельство
Мерительное свидетельство
Свидетельство о регистрации
Сертификат о праве собственности
Сертификат о праве владения под флагом
Отправить приходной рапорт об окончании комиссии?
Генеральная декларация
Судовая роль
Поручения на погрузку
Коносаменты
Манифесты
Сертификаты на груз

* обязательные поля

Дополнительно

Дополнительный функционал, включенный в установку отраслевого решения. Обязательно свяжите с нами после установки сценария на свой Битрикс, мы настроим Вам дополнительные функции.

База знаний

Каждому установившему наш отраслевой сценарий мы предлагаем импортировать базу знаний, созданную специально для ознакомления и обучения сотрудников вашей компании с настройками данного решения.

Отправка электронных сообщений

Шаблоны документов

Возможно отдельно установить шаблоны документов (позволяют вывести на печать информацию из карточки сделки). Так как шаблоны не могут автоматически устанавливаться вместе с отраслевой CRM, свяжитесь, пожалуйста, с разработчиком отраслевого решения.

Установка

Отраслевой сценарий предполагает установку на чистый портал Битрикс24. Если на вашем портале уже есть база клиентов или сделки - все это удалится при установке. Рекомендуем вам устанавливать отраслевое решение "Судовой агент" на новый чистый портал Битрикс24.